Oleh: Ventura Elisawati

Dalam memanajemeni pekerjaan, adalah penting mengenali dimana sajakah titik kritisnya, dan bagaimana menanganinya. Tak terkecuali,  sebuah social media campaign.  Critical itu bisa ada  di pre campaign, during campaign dan post campaign.

Ada beberapa persoalan yang kerap muncul di pre campaign: kesesuaian desain kampanye dengan sasaran program, negosiasi budget, dan koordinasi awal dengan pihak-pihak lain yang terkait. Ya masalah  membangun chemistry (apalagi jika project ini melibatkan beberapa lembaga/agency), dimana sense or urgency masing-masing berbeda. Sering terdengar keluhan, “aku sudah lama kirim plan detail  ke sana, tapi ga direspon, tapi pas project sudah mau jalan, baru deh kelabakan.”

Jika pekerjaan juga menyangkut hal teknis, penyiapan website, misalnya. Maka, hal yang sering muncul terjadi adalah ada sejumlah perubahan yang diinginkan klien di saat-saat terakhir menjelang ‘launch’. Padahal sebelumnya, tes tehnis sudah dilakukan dan semuanya running well. Dalam menghadapi situasi seperti ini, diperlukan seorang project manager yang tahan banting (ibaratnya ready 24 jam) dan punya kemampuan problem solving, sekaligus komunikasi ke klien  dengan baik maupun mitra kerja yang lain.

Dengan rencana yang detail dan rapi, serta pengalaman mengelola program social media sebelumnya, bisa untuk meminimalisir isu-isu yang mungkin saja timbul saat program mulai dijalankan (launch). Bagaimana menyiapkan timeline yang terintegrasi dengan program komunikasi lainnya (TV, PR, event dan lainnya). Selain timeline, paling mendasar adalah menyiapkan talking point — yang sesuai dengan key message program tersebut — untuk social media activation. Talking point bukan hanya untuk akun resmi, tapi juga untuk para influencer yang dipilih.

Dalam praktek, mengurus influencer (baik yang selebriti/artis maupun yang seleb twitter) ini perlu seni tersendiri. Dalam beberapa kasus, agency besar menganggap bahwa influencer adalah media, sehingga dikelola oleh media plan-nya. Jika itu yang terjadi, maka tak tok menjadi lama dan tidak efektif.  Dimana konten yang mesti diberikan ke influencer bersifat rutin (bisa harian), dan bukan final content seperti materi iklan yang tak bisa dirubah. Pada dasarnya talking point yang diberikan sifatnya guideline, dimana bisa diganti dengan gaya bahasa sang influencer, asal tidak mengubah substansi.

Menyiapkan konten adalah satu hal, hal lain yang sangat penting adalah menjaga ketika konten itu sudah dirilis dalam bentuk twit. Issue management menjadi penting untuk menjaga agar pesan yang bergulir melalui RT, mention atau tanya jawab tidak melenceng dari key message yang ditetapkan produk, merek, korporasi.

Yang kritikal juga,  jika ini peluncuran produk baru, adalah soal ketersediaan produknya di pasar. Ketika social media activation berhasil mencuri perhatian netizen,  mereka mencari produknya di pasar, dan susah. Maka akun produk tersebut mesti siap dengan bombardir pertanyaan dan komplain dari follower yang kecewa karena tak berhasil temukan produk itu di pasar.

Jika produk tersebut melakukan interactive program, semisal kuis di social media. Maka yang kerap jadi problem adalah soal delivery hadiah. Dalam beberapa kasus, pengiriman hadiah dikelola oleh perusahaan sendiri atau EO-nya, dan mengalami keterlambatan pengiriman. Jika itu terjadi, maka admin akun harus pandai-pandai menjawab pertanyaan atau bahkan komplain seputar hadiah. Yang pasti, apapun jenis interactive program yang dilakukan, guideline dan do & dont nya mesti jelas,  disampaikan dari awal. Bisa dalam bentuk notes di Face Book atau di websitenya.

Nah, jika ada program berupa games atau foto competition, dan diperkirakan bakal banyak diminati, maka mesti dipastikan bandwitdh nya cukup untuk menopang kegiatan tersebut. Ini untuk menghindari website hang atau over loaded. Karena jika itu terjadi maka user experiencenya akan jelas dan mempengaruhi kredibilitas program ini.

Dalam sejumlah kasus, setelah launch biasanya kurang siap dengan post programnya, terutama untuk menjaga conversation dan interaktifitas. Padahal akun social media — ibarat sebuah rumah — tetap perlu dijaga ‘kehangatan’nya, agar siapapun yang tinggal di situ merasa nyaman.

Anda punya pengalaman yang menarik, silakan share di sini.